Gestão | Construindo orçamento para a sua empresa 

Um orçamento é peça estratégica, de utilidade prática. Toda empresa precisa ter um orçamento para conhecer seus limites e orientar seus rumos.

A empresa que incorpora a filosofia do orçamento em sua gestão é sinônimo de empresa que trabalha com planejamento. Trabalhar com planejamento é reduzir riscos, incertezas, o que é bom para qualquer negócio.

O orçamento deve ser o elemento regulador sobre o que pode e o que não pode ser feito pela empresa, de forma prática e realista. No caso de qualquer iniciativa a ser tomada, uma consulta ao orçamento vai servir como resposta, se ela poderá ou não ser feita. A resposta sempre terá explicação.

A construção de um orçamento empresarial para exercícios seguintes não é tarefa fácil, nem tampouco impossível de ser feita. Ela exige, apenas, muita dedicação, comprometimento, estudos, planejamento e discussões.

A composição de um orçamento deve contemplar, minimamente, os custos diretos e indiretos envolvidos na aquisição de insumos e na fabricação e armazenagem de um produto ou na prestação de um serviço; a mão-de-obra empregada; as despesas administrativas gerais; o volume de vendas estipulado; os pagamentos e recebimentos aguardados para um determinado período; e os planos de aquisição de equipamentos e investimentos.

Um orçamento deve identificar as possibilidades financeiras da empresa em diversos contextos, e não apenas no "aqui e agora", mas, também, no "ontem" (como ela foi no passado) e, principalmente, no "amanhã" (como ela será no futuro).

Quando um orçamento estiver sendo preparado, a empresa não deve concentrar a atenção apenas em seus "espelhos", por introspecção. Ela deve olhar para suas "janelas" (para fora, para o mercado); afinal, é mais importante o que acontece lá fora (ambiente externo) do que o que acontece dentro dela (ambiente interno).

Um outro passo é trabalhar muito bem as informações disponíveis e, também, as não-disponíveis, que exigem uma pesquisa. A fonte das informações deve ser, no mínimo, confiável. A empresa deve construir um banco de dados, com registros de informações e dados analisados.

Quando tais processos estiverem concluídos, a empresa deve definir suas metas para, depois, detalhar os planos para que elas sejam atingidas.

Tais metas necessitam de controle, comparando os resultados atingidos aos resultados esperados.

Caso os indicadores apontem um sentido oposto ao determinado, as ações corretivas não devem tardar a acontecer. Qualquer desvio deve ser identificado, analisado e trabalhado prontamente.

Todo plano precisa contemplar questões, tais como: o que vai ser feito, quando, onde, como, porquê, quem vai fazer e quanto vai custar.

É preciso identificar os propósitos do orçamento que está sendo definido, pois nada é feito ao acaso. Um orçamento arrojado tem suas explicações; um moderado também. Cada qual deve operar dentro de suas especificidades.

No processo de gestão de um orçamento, que deve ser de formatação anual, pode-se dividi-lo até mesmo em períodos menores, como trimestres, meses, quinzenas ou semanas. Entretanto, não se deve perder de vista que as partes, no fundo, representam a soma, a estrutura do todo.

Costumeiramente, o orçamento anual para o exercício seguinte é preparado antes do ano acabar, por uma questão de planejamento. Outubro, por exemplo, é um mês oportuno para trabalhar sua formatação. No entanto, sua discussão deve ter início antes: agosto é uma proposta.

Desta forma, quando novembro chegar, a empresa já terá uma visão pontual sobre como serão suas condições financeiras de trabalho para o ano seguinte.

Para ter um orçamento mais próximo da realidade da empresa, é importante que todos os funcionários de seus departamentos sejam convidados a trabalhar em sua construção, com contribuições dentro de sua respectiva área, a fim de obter maior comprometimento de todos em sua execução.

Muitas vezes o funcionário que trabalha o dia-a-dia na atividade tem valiosos conhecimentos adquiridos, por conta de sua experiência.

Neste sentido, um orçamento deve ser dividido operacionalmente por áreas: um orçamento para Marketing, um para Produção, um para Recursos Humanos e um para Finanças. Integrados, os quatro dão base para um orçamento geral.

As empresas não devem economizar o uso do computador na gestão do orçamento, uma vez que ele é ferramenta facilitadora do trabalho, particularmente no que diz respeito à preparação de relatórios, operação de cálculos e simulação de resultados, muitas vezes através de gráficos.

Pela atual conjuntura econômica e considerando o fato das empresas não dispor de todos os recursos que necessitam para operar, tradicionalmente os orçamentos passam por ajustes, para que sejam adequados a uma realidade do cotidiano. Tais ajustes devem obedecer princípios, como o da prioridade.

Antes de se fazer "cortes" nisto e naquilo, deve-se pensar nas consequências que eles proporcionarão à empresa como um todo; afinal, toda empresa é um composto sistêmico e, portanto, qualquer alteração aqui, por menor, por mais insignificante que possa parecer, pode ter um reflexo ali, maior do que se imaginava. Atue local, mas pense global, na concepção das ações tomadas na empresa! 

Matéria editada em agosto | 2003